Comment puis-je dire à mon coéquipier de ne plus répondre aux courriels qui ne lui sont pas adressés ?

Comme vous êtes sûr qu'il ne s'agit pas d'un script d'avis d'absence du bureau automatisé qui tourne au vinaigre, vous devriez probablement parler à la personne en question. Ne dites pas qu'elle vous agace (même si c'est le cas), car cela pourrait être perçu comme une insulte involontaire.

Je suggère quelque chose comme ceci, adressé au développeur lui-même et à lui seul :

J'apprécie votre effort pour m'informer des absences, mais je suis conscient que personne n'est là pour le moment et je n'attends pas de réponse immédiate. J'envoie ces courriels à ces heures en raison du décalage horaire, et une réponse une fois que X est de nouveau au bureau est parfaitement acceptable.

Veuillez supposer pour les prochains avis que je connais les heures d'ouverture du bureau de X. Votre objectif est de faire réaliser au développeur qu'il y a une meilleure utilisation de son temps, et non de le faire se sentir mal d'avoir essayé d'aider (je suppose qu'il essaie d'aider ici et que vous devriez le faire aussi - aucune raison de supposer que la mauvaise foi est en jeu sans aucune inclination)

Est-il possible que votre client ait mis en place un système d'alerte pour son courrier électronique professionnel en dehors des heures de travail ? Ou peut-être que ce développeur particulier est “de garde” pour les situations d'urgence et, par conséquent, reçoit des alertes pour les e-mails professionnels en dehors des heures de travail ? Si c'est le cas, je pourrais voir comment cela l'ennuierait. Sinon, son comportement est pour le moins déroutant.

Afin de déterminer ce qui se passe, il est probablement préférable d'envoyer un message spécifique au développeur qui vous répond. Par exemple, quelque chose comme ceci :

Salut Dev,

J'ai remarqué que tu répondais aux e-mails que j'ai envoyés à X en dehors des heures de travail de X. Compte tenu du décalage horaire, je suis conscient que X ne sera pas disponible pour répondre lorsque les e-mails seront envoyés, donc je ne m'attendais pas à une réponse immédiate. J'ai envoyé les e-mails pendant mes propres heures de travail et je ne m'attendais pas à ce que X réponde avant le début de ses heures de travail.

La réception d'e-mails à cette adresse vous dérange-t-elle en dehors des heures de travail ? Si oui, y a-t-il une autre adresse que je peux utiliser et qui ne vous dérange pas ou dois-je programmer les e-mails pour qu'ils ne soient pas envoyés avant le début de votre journée de travail ?

Merci, Vous

De cette façon, vous pouvez :

• vous assurer que dev est conscient que vous n'attendez pas de réponse en dehors des heures de travail et que ses réponses avant que X n'arrive au travail ne vous sont pas nécessaires au cas où il le penserait.

• Éviter d'accuser le développeur d'être intentionnellement ennuyeux.

• Découvrir si vos e-mails causent un ennui non intentionnel au développ (comme des alertes à un compte que le développ est censé surveiller en dehors des heures de travail) et, si c'est le cas, comment trouver un compromis qui fonctionnera pour vous deux.

Cela ne résout pas le problème de la cause des courriels, mais comme solution de rechange, vous pourriez utiliser un planificateur de courrier électronique comme Boomerang pour Gmail . Cela vous permettrait de n'envoyer des courriels que pendant les heures de travail (bien que cela puisse alors embrouiller le client en lui donnant l'impression que vous travaillez à la même heure qu'eux).

Je travaille souvent dans des fuseaux horaires très différents (plus de 10 heures) et on m'a dit par le passé de ne pas envoyer de courriels à certaines heures, j'ai donc cherché un logiciel qui me permettrait d’“envoyer” le courriel, mais l'envoi serait retardé jusqu'à l'heure prévue.

EDIT Pourquoi utiliser un logiciel de planification au lieu de s'engager directement avec la personne

Puisque vous êtes nouveau dans le projet, êtes-vous sûr que ce n'est pas seulement la façon dont le projet est géré ? Vous dites que vous êtes ennuyé par les e-mails, mais je le serais si j'étais le client et que j'avais arrangé les choses d'une certaine manière et qu'ensuite un nouvel entrepreneur arrivait et commençait à dire aux autres ce qu'ils devaient faire.

Donc, comme vous l'avez dit, vous avez le choix entre surmonter votre propre sentiment d'agacement ou essayer d'écrire un e-mail plein de tact pour comprendre ce qui se passe. Dans ma propre vie, j'ai découvert que s'il y a quelque chose que je peux faire pour résoudre le problème moi-même (programmer mes e-mails à un autre moment), c'est plus facile que de contrarier potentiellement d'autres personnes qui travaillent peut-être déjà de la manière qu'elles aiment.

Si vous deviez écrire un courriel, je ne dirais pas à la personne de cesser de répondre à vos courriels comme le suggèrent certaines des autres réponses (ce n'est pas votre travail de dire aux autres comment faire leur travail à moins que vous ne soyez le chef de projet) ; je m'excuserais plutôt d'envoyer des courriels en dehors des heures de travail et je demanderais si elle préfère que vous n'envoyiez des courriels que pendant ses heures de travail…. Mais là encore, puisque la personne vous répond en dehors des heures de travail en vous disant “vous avez envoyé un courriel en dehors des heures de travail, alors attendez s'il vous plaît”, je pense qu'il est raisonnable de supposer qu'elle ne veut pas de courriels en dehors des heures de travail, c'est pourquoi je choisirais Boomerang ou une solution similaire.

Vous ne pourrez peut-être pas empêcher ce comportement, car il pourrait bien être le résultat d'une culture de bureau malsaine chez les clients. Comme vous le dites, vous travaillez beaucoup en dehors de leurs heures de travail habituelles, mais vous recevez des réponses de quelqu'un qui fait partie de la chaîne.

Le message que vous recevez est essentiellement “je travaille aussi”. Il s'agit d'une déclaration adressée à une autre personne qui reçoit également ce courrier électronique, selon laquelle cette personne travaille alors qu'elle pourrait faire quelque chose de personnel. Malheureusement, comme cet e-mail ne vous est pas vraiment destiné, mais qu'il est en réalité destiné à quelqu'un d'autre, il pourrait être difficile de l'empêcher.

Le moyen le plus efficace serait probablement de l'adresser directement à votre coéquipier. Comme c'est la solution à de nombreux problèmes : soyez clair et parlez-en.

Jusqu'à présent, vous avez essayé de tourner autour du pot, en espérant ne pas les déclencher, mais cela ne semble pas fonctionner.

La prochaine fois que vous recevrez une réponse comme celle-ci, vous pourrez répondre poliment en disant que vous êtes conscient, que vous l'envoyez à ce moment-là en raison de vos heures de travail, et (surtout) que ce n'est pas urgent, afin que cela puisse attendre le matin.

Comme alternative, ce qui leur enlèverait toute raison de répondre, vous pourriez également commencer votre courriel par un message accusant réception du fait que vous savez qu'ils ne sont pas en fonction à ce moment, et que vous n'avez pas besoin d'une réponse immédiate. Cela devrait faire passer le message à votre coéquipier, mais pourrait sembler bizarre au destinataire réel.

Cela arrive tout le temps quand les équipes sont réparties sur le globe. Personnellement, j'utilise deux fonctions pour m'assurer que je ne dérange pas quelqu'un au milieu de la nuit.

Outlook’s Delayed Delivery option. L'inconvénient est que votre appareil doit être allumé en permanence pour que la livraison puisse avoir lieu. Ce n'est pas toujours le cas pour les ordinateurs portables et les utilisateurs de téléphones portables.

Boomerang pour Gmail. Il s'agit d'une solution basée sur un abonnement payant qui vous permet de rédiger un courriel et de le livrer à la date et à l'heure prévues. Il fonctionne hors ligne, ce qui résout l'inconvénient de la livraison différée d'Outlook.

Vous utilisez peut-être un autre fournisseur de messagerie électronique, alors cherchez quelque chose de compatible avec lui. Considérez également l'implication qu'un utilisateur pourrait avoir mis à jour le fil de discussion avant que votre courriel ne soit livré et qu'il pourrait être dépassé d'ici là.

Edit 1:

Je suppose qu'il n'y a que deux fuseaux horaires concernés. Nous avons fait partie d'équipes où deux fuseaux horaires ou plus sont impliqués, nous nous faisons un devoir de discuter des horaires avec les autres membres. S'il y a des conférences téléphoniques périodiques, je vous suggère d'en discuter avec toutes les parties prenantes. Cela est particulièrement utile lorsque plus de deux fuseaux horaires sont concernés. Les conférences téléphoniques sont le meilleur endroit pour en discuter car toutes les personnes impliquées dans le projet prennent conscience des instructions que vous recevez.

Il est rarement conseillé d'être ferme et de répondre que vous êtes conscient du fait. Je suis en partie d'accord avec les conseils mais j'essaie de ne pas leur frotter le visage. Demandez plutôt une suggestion, en indiquant sur les lignes suivantes tous ceux qui ont répondu prématurément :

Bonjour, je suis conscient du fuseau horaire du client. Pouvez-vous me conseiller sur le meilleur moment pour joindre le client ?

La raison pour laquelle vous demandez conseil est que vous êtes le dernier arrivé dans le projet, et que les projets une fois lancés construisent rapidement leur propre sous-culture. Par conséquent, le fait de faire partie de la sous-culture vous aidera plutôt que de vous en prendre à quelqu'un pour répondre à vos courriels.

Le conseil sera soit de répondre dans votre fuseau horaire, soit de respecter le fuseau horaire du client. Si c'est plus tard, utilisez un planificateur de courrier électronique comme décrit au début. Si c'est plus tard, profitez de votre nouvelle liberté :)

Edit 2:

Un exemple de sous-culture :

• Les personnes marquées en CC ne reçoivent pas d'alertes pendant leur temps libre.
• Les e-mails sont programmés en fonction du fuseau horaire des destinataires dans TO
• Si plusieurs destinataires ont plusieurs fuseaux horaires, les e-mails sont programmés en priorité pour le destinataire ayant le fuseau horaire le plus proche.