Comment puis-je vérifier l'heure sur mon smartphone sans avoir l'air prétentieux ?

Je viens de Belgique, je ne sais pas s'il y a beaucoup de différences culturelles entre nos pays mais je trouve la réaction du donneur peu professionnelle et déplacée. Je pense qu'il est plutôt impoli de dire une telle chose, et je pense que tout le monde a le droit de simplement vérifier l'heure.

De plus, le donneur n'a aucun moyen de savoir pourquoi vous avez vérifié votre téléphone. Peut-être vous attendiez-vous à recevoir un texte ou un e-mail important. Il peut y avoir des dizaines de raisons importantes pour vérifier votre téléphone, toutes qu'il n'a pas besoin de connaître. Ne vous sentez donc pas trop comme si c'était vous qui faisiez quelque chose de mal.

Je vais essayer de m'étendre un peu plus sur l'aspect interpersonnel de la question. Bien que je ne pense pas que vous ayez fait quelque chose de mal, il est difficile de faire le lien avec l'autre partie. Je dis cela parce que je pense que ce n'est pas vous qui vous sentez important, mais eux. En outre, je pense aussi que lorsqu'une personne s'offense pour une si petite chose, elle est (d'après mon expérience personnelle) plus encline à prendre la critique de manière défensive ou autrement pas productive/ mauvaise. C'est pourquoi je vote contre l'idée d'en discuter avec eux.

Cela ne laisse bien sûr pas beaucoup d'autres solutions simples. Comme l'a mentionné Incog dans sa réponse, vous pouvez choisir de vous excuser pour aller aux toilettes ou de demander à quelqu'un d'autre de vous envoyer un SMS au moment x.

La racine du problème semble être le fait que d'autres personnes sont mises de côté. À cet égard, vous pouvez essayer de remettre tout le monde sur la bonne voie. Notez que même si vous faites preuve de la plus grande gentillesse, certaines personnes pourraient se sentir offensées. Votre donateur étant le genre de personne que je suppose capable de faire cela.

Pour en parler, je vous suggère soit de le faire de manière très douce et amicale, soit de faire preuve d'humour (si la situation le permet). Dans mon environnement de travail personnel, je dirais quelque chose du genre “Très bien les gars, revenons au sujet qui nous occupe, assez de bavardages”. Mais je peux voir que cela ne serait pas correct dans tous les environnements.

Si le vôtre ne le permet pas, essayez quelque chose de plus neutre et amical, quelque chose comme :

Excusez-moi mesdames et messieurs (Peut-être est-ce trop formel ?), mais nous devrions revenir au programme de la réunion, nous n'avons qu'un temps limité ~~ et il reste des choses importantes à discuter. ~~ Il y a encore d'autres choses dont nous devrions discuter (à la suggestion de @Raidri).

Cela aide si votre réunion a un calendrier, les points qu'elle doit aborder, vous pouvez donc l'utiliser comme référence.

Maintenant, comment empêcher que cela n'arrive à l'avenir, par des moyens techniques.

Je possède un fitbit, et il m'indique également l'heure, il est assez facile de le taper et de voir l'heure apparaître à l'écran. Le texte est très clair, mais en blanc sur noir, de sorte que vous pouvez facilement le voir sans rapprocher votre bras de votre visage, alors que d'autres ne remarqueraient même pas que l'écran s'allume. Peut-être que cette option, ou une autre, pourrait être une solution. Mais ne l'achetez pas seulement pour cela, car il est assez cher.

J'ai aussi une montre et quand je la porte, j'ai l'habitude de l'enlever et de la poser sur le côté, devant moi. Au-dessus de mon ordinateur portable ou à côté de mon ordinateur portable. Je fais cela parce que j'ai facilement chaud et que je n'aime pas la sensation du bracelet lorsque j'écris et/ou que je tape. Quand il est posé de cette façon, il est facile de le regarder rapidement pour avoir l'heure.

Enfin, vous avez une myriade de stylos, je ne trouve pas de lien maintenant, mais je sais qu'il y a des stylos avec des horloges dedans. En général, ils sont conçus pour les enfants, et ils sont de mauvais goût, mais cela pourrait être une autre solution à votre problème.

Il y a beaucoup de réponses à cette question, mais une chose semble manquer à la plupart d'entre elles : la relation entre un bénévole et un donateur en ce qui concerne la gestion d'une organisation caritative.

J'ai une bonne expérience de travail avec les deux groupes dans un environnement professionnel aux États-Unis (il peut donc y avoir des différences culturelles), et j'ai rencontré de multiples problèmes où les donateurs, faute d'un meilleur terme, se sentent en droit de gérer les choses en vertu de leur volonté de donner de l'argent. Certains donateurs ont des compétences de gestion qui leur évitent ce problème. D'autres… n'en ont pas.

La gestion des donateurs est une grande préoccupation en coulisse pour toutes les organisations caritatives. De nombreuses décisions qui pourraient être considérées comme peu judicieuses d'un point de vue commercial sont prises dans le seul but de satisfaire les donateurs. Plus ces derniers fournissent de l'argent à l'organisation caritative, plus le processus est adapté pour les satisfaire.

Ainsi, bien que le donateur dans votre situation ait été à la fois grossier et non professionnel, je ne vous suggère pas d'aborder ce problème, à moins que vous ne vous souciiez pas vraiment du succès de l'organisme de bienfaisance… ce qui semble peu probable puisque vous êtes prêt à faire du bénévolat.

Ce qui nous amène à votre rôle.

En tant que bénévole, même si les donateurs ne vous apprécient pas, il y a de fortes chances que les personnes qui gèrent les opérations quotidiennes de l'organisation caritative accordent une grande valeur à vous et à votre temps. Les donateurs (ou plutôt leur argent) sont la force vive des organisations caritatives, mais les bénévoles sont les muscles qui permettent de faire bon usage de cet argent.

Votre temps est précieux, et si l'organisation caritative est bien gérée par un personnel administratif dévoué, elle le reconnaîtra. Même si les donateurs ne s'en soucient pas, le personnel de l'organisation caritative le fera, et il doit être disposé et capable de fournir une assistance.

Donc, pour répondre à votre situation…

La première chose que je recommande est d'essayer de garder un peu de rembourrage entre ces réunions et d'autres rendez-vous ou obligations que vous pourriez avoir. Ce n'est pas toujours possible, mais il vaut la peine d'essayer de reprogrammer si l'heure proposée est trop proche de quelque chose d'autre que vous devez faire, en particulier pour les réunions très courtes (30 minutes). Même si la réponse est “non, c'est le seul moment qui fonctionne”, vous avez déjà établi que le moment ne vous convient pas et en vous présentant, vous faites preuve de générosité (rappelez-vous : en tant que bénévole, votre temps est précieux aussi! ).

Cela prépare le terrain pour la deuxième recommandation, qui est de fixer des attentes dès le départ. Ce n'est pas seulement pour l'organisateur de la réunion ; vous devez définir vos propres attentes. Avez-vous une certaine flexibilité si une réunion se prolonge ? Êtes-vous prêt à rester tard, si la réunion se prolonge en raison d'une discussion indirecte ? Et si la réunion se prolonge en raison d'une discussion très proche du sujet et de l'objectif fixé ? Jusqu'à quelle heure pouvez-vous rester ?

Le résultat de ces questions devrait être votre arrêt brutal. Quelle est la date limite à laquelle vous pouvez assister avant de vous excuser ?

Votre meilleure chance est d'en informer l'organisateur de la réunion à l'avance. En supposant qu'il ne s'agit pas du donateur, mais de quelqu'un qui travaille régulièrement pour l'organisation caritative, il devrait alors tenir compte du fait que vous pourriez devoir partir si la réunion est en retard.

Idéalement, si votre arrêt définitif a lieu dans l'heure qui suit la fin de la réunion, et si la réunion a toujours été en retard, l'organisateur de la réunion l'annoncera au début de la réunion. Sinon, vous pouvez simplement l'annoncer vous-même :

Je voulais juste mentionner que j'ai un arrêt forcé à x heures.

Il est peu probable que cela provoque des conflits, car les donateurs comprennent généralement les conflits d'horaires (même ceux qui sont actuellement à la retraite) et d'obligations.

Une fois que vous avez établi que vous ne pouvez pas rester au-delà d'un certain temps, cela vous donne une raison parfaitement valable de garder un œil sur l'horloge (bien que la suggestion de arp d'utiliser une application d'alarme soit excellente.

Si vous dites “Je dois partir à 15h”, et qu'à 14h15 vous regardez votre montre, le donneur ne peut pas vraiment se retenir de dire “Si vous avez un endroit plus important à visiter, alors n'hésitez pas à partir”. Vous (ou le personnel de l'organisation caritative) leur avez déjà dit que vous devez aller quelque part.

Même si vous n'avez pas commencé par mentionner un arrêt brutal, vous pouvez certainement en parler s'il semble que la discussion s'est éloignée du sujet. Ce qui fonctionne généralement pour moi, c'est de commencer par valider l'importance de ce qui est dit, tout en soulignant qu'il y a un sujet plus important qui doit être discuté, ainsi qu'une limite de temps :

Ce sont tous de très bons points, et nous devrions les travailler pour les résoudre, mais le but premier de cette réunion était de discuter x, et je pense que nous nous sommes peut-être éloignés de ce sujet. En fait, j'ai un autre engagement dans 45 minutes, alors peut-être pouvons-nous y revenir plus tard pour nous assurer de résoudre x dans le temps dont nous disposons ?

Puisque vous n'avez pas précisé de bonne raison pour terminer la réunion à temps, tout ce que je peux dire, c'est qu'il est impoli de vérifier l'horloge pour le plaisir de vérifier l'horloge. Si vous n'êtes pas le coordinateur, alors vous n'avez aucune raison de culpabiliser les participants pour avoir dépassé le temps imparti.

Dans votre situation exacte, la seule réponse plausible et non offensante que vous auriez pu donner était :

Mes excuses, je pensais avoir senti mon téléphone vibrer et je voulais juste m'assurer que ce n'était pas quelque chose d'important. Si vous aviez vraiment quelque part où aller, cela aurait pu atténuer la méfiance :

Mes excuses, j'ai une obligation xyz à 14h30 mais veuillez continuer la réunion sans moi. Cela fonctionne tout aussi bien si vous souhaitez ne plus perdre votre temps avec des conversations hors sujet afin d'inventer une obligation ou de la rendre plus générale comme :

Mes excuses, je dois m'excuser à 14h30 mais veuillez continuer la réunion sans moi. La prochaine fois, si vous devez vous rendre quelque part, mentionnez au début de la réunion :

Mes excuses, mais je dois m'excuser rapidement à 14h30 pour faire x, y et z.

J'ai participé à plusieurs réunions de “30 minutes” qui ont duré 1 à 2 heures ; habituez-vous à cela et planifiez en conséquence.

Il y a plusieurs questions assez distinctes ici :

• la tendance des réunions à dépasser l'heure prévue
• la nécessité de faire preuve d'une déférence supplémentaire envers les sujets que votre donateur souhaite aborder
• votre désir de vous excuser des réunions en temps voulu sans offenser les VIP
• la question technique d'apprendre subtilement quelle heure il est.

La question technique est la plus facile et la moins intéressante : gardez votre téléphone dans votre poche et utilisez une application de réveil ou une notification de réunion privée pour le faire vibrer selon un certain rythme à une heure donnée. (Je suppose que vous avez une obligation concurrente spécifique pour votre temps plutôt que la simple envie de fuir une réunion trop longue si vous le pouvez)

Le maintien des réunions sur la bonne voie et dans le temps imparti est une question générale très discutée sur le lieu de travail. Il peut être utile de soulever la question avec le président d'une réunion itinérante pour voir s'il a des idées pour mieux cibler les réunions. Une tactique que j'ai vue fonctionner correctement est de diviser les réunions à bâtons rompus en sessions plus petites, à la fois pour aider à garder le cap et pour réduire l'audience requise pour y assister.

Une autre solution possible est de reconnaître quand une conversation a dépassé le sujet principal de la réunion et ne nécessite plus un quorum complet. Si le président dit “ceux qui ne travaillent pas sur le projet X sont excusés”, alors ceux pour qui la réunion n'est plus pertinente peuvent partir.

S'en remettre avec grâce aux souhaits de personnes importantes est une compétence dont tout le monde peut bénéficier. Si le principal donateur de votre organisation sera offensé si les membres du personnel ne sont pas intéressés à entendre leurs opinions, alors le personnel doit s'asseoir et écouter poliment. (Il s'agit d'un cas particulier de la règle d'or : “celle qui a l'or, fait les règles”). Si votre donateur est vraiment hors sujet, la direction générale doit essayer de trouver un moyen de soulever la question avec tact et en privé.

Quant à sortir de la réunion avec grâce, cela dépend beaucoup de la culture de votre bureau. C'est une chose de quitter avec regret une réunion de fin de journée qui dépasse vos heures de travail alors que vous avez un bus à prendre ou des enfants qui attendent à la garderie, et c'en est une autre de vouloir simplement retourner au travail. Vous pouvez essayer de dire quelque chose comme “si on n'a plus besoin de moi ici, j'aimerais retourner à (une tâche quelconque)”, mais cela ne vous laisse pas beaucoup de recours si on vous dit que vous devez rester, et peut vous laisser en dehors de la boucle des décisions et des tâches importantes.

J'ai travaillé dans beaucoup d'organisations différentes avec des approches très différentes des réunions - ce qui fonctionne bien dans un endroit sera considéré comme impoli dans un autre, donc mes expériences doivent être mesurées par rapport à la culture de votre bureau pour voir si elles correspondent.

Ne vérifiez pas l'heure sur votre smartphone.

Je trouve que vérifier quoi que ce soit sur le smartphone pendant une réunion est généralement assez impoli (à moins que le contexte ne l'exige, mais je n'ai jamais vu cela se produire). Je n'apporte pas mon téléphone aux réunions importantes, ou lorsque je ne peux pas le laisser en dehors de la salle de réunion, je l'éteins.

Allez chercher une montre-bracelet ou rendez-vous dans une salle avec une horloge murale. Il est bien plus subtil de vérifier une montre-bracelet (ou même une horloge murale) que de vérifier un smartphone. Je peux vérifier subtilement l'heure de ma montre sans même tourner la tête, en bougeant simplement les yeux pendant une fraction de seconde. L'autre partie ne s'en rendra probablement pas compte, mais même si elle le fait, c'est moins évident et moins odieux que de sortir un smartphone pendant une réunion.

En supposant que vous disposiez d'une certaine marge de manœuvre en matière de temps : Sortez votre téléphone et envoyez un SMS à votre prochaine rencontre pour lui faire savoir que vous serez un peu en retard. Vous pouvez facilement vérifier l'heure pendant ce temps. Si l'une des personnes présentes à la réunion vous demande ce que vous faites, vous pouvez dire honnêtement : “Je suppose que nous allons dépasser un peu l'heure prévue, et je voulais juste faire savoir à "la personne” que j'aurais quelques minutes de retard"

Cela vous permet de vérifier l'heure, d'être poli pour votre prochain rendez-vous, et suggère également que la réunion en cours est importante pour vous (vous êtes prêt à être en retard pour une autre réunion pour rester à celle-ci, n'est-ce pas ?)

Lorsque vous rencontrez des personnes importantes (qui sont importantes pour vous ou pour votre cause), vous devez prévoir qu'elles pourraient faire des heures supplémentaires. Dans l'idéal, cela ne vous dérangera pas du tout, vous n'avez donc pas besoin de vérifier l'heure.

Si vous avez quelque chose d'important universellement compréhensible (une femme enceinte qui attend un accouchement d'un jour à l'autre ou similaire), mentionnez simplement à l'avance que vous pourriez partir à court terme pour cette raison.

Si vous avez quelque chose qui est “juste cher” (comme un avion que vous devez prendre), mentionnez-le simplement à un moment opportun et ayez un minuteur qui vous informe du moment où vous devez partir, puis levez-vous tranquillement, excusez-vous et partez. Il n'est pas nécessaire que quelqu'un d'autre parte pour cela aussi.

Pensez-y de cette façon : Si vous vérifiez l'heure et que vous constatez que vous faites des heures supplémentaires : Que feriez-vous ? Vous partiriez quand même ? Alors, c'est assez important. Rester ? Alors ne vérifiez pas l'heure.

D'autres répondants ont mentionné qu'ils regardaient leur montre pour l'heure, car cela sera moins perceptible que de regarder leur smartphone. Ce qui sera à peine perceptible, c'est le fait de regarder la montre de l'autre personne pour l'heure. Vous regardez toujours dans leur direction générale, et il est normal de ne pas se regarder en face pendant toute la réunion. Bien sûr, cela dépendra du fait que l'autre personne porte effectivement une montre…

Vous avez deux problèmes : 1) la vérification de l'heure et 2) le fait que la réunion se prolonge. Pour ces deux problèmes, si vous devez vous rendre quelque part, il n'est pas dénué de professionnalisme de s'assurer que vous allez tenir tous vos engagements. Un manque de professionnalisme consiste à vous permettre d'être en retard à votre prochain rendez-vous parce que quelqu'un a trop traîné dans celui-ci. Pour de meilleurs résultats, faites-le lui savoir au début de la réunion.

“Julie, juste un avertissement, je dois m'arrêter à 13h pour préparer mon rendez-vous de 13h30 avec le compte Johnston”

Pour les moments où vous n'avez pas de conflit, ne vous inquiétez pas de l'heure. Concentrez-vous sur votre client. Regarder le moment où vous n'avez pas d'endroit où aller, ce n'est pas seulement “avoir l'air impatient” - c'est être réellement impatient ! Et à moins que vous n'ayez un étonnant petit geste de la main, il n'y a pas de moyen facile de sortir un téléphone de votre poche pour vérifier l'heure. Il vous faudra installer une horloge dans la pièce ou vous procurer une montre pour vous faufiler plus facilement.

Je pensais avoir reçu un SMS. Il fallait juste vérifier que ce n'était pas urgent.

Ça peut vous faire paraître un peu bizarre, mais si on vous presse dessus, vous pouvez dire quelque chose comme

Je dois m'occuper de [un membre de la famille], et si une urgence survient, je dois pouvoir m'en occuper. Si votre poste de bénévole n'est pas rémunéré et que vous êtes actuellement à la recherche d'un travail rémunéré, vous pouvez simplement dire

Je dois pouvoir vérifier mon téléphone au cas où un employeur potentiel me contacterait.

(Les gars, les gens, les messieurs,…) Excusez-moi une minute… !

• Résultat A : Les autres vous ignorent ou hochent doucement la tête et continuent le bavardage. Tout va bien. Vérifiez l'heure une fois dehors. Si vous avez vraiment un autre engagement, dites-le juste une fois de retour ; tout problème d'IPS est désormais le leur, pas le vôtre. Un “donateur” pour une œuvre de charité ne voudrait pas avoir l'air de se moquer d'une cause similaire (tout autre “engagement” que vous auriez est très certainement lié à une œuvre de charité aussi).

• **Résultat B : Expliquez que vous devez vérifier auprès de quelqu'un une mise à jour urgente que vous attendiez concernant le “Charity Project Y”. Bien entendu, cette personne (votre collègue de confiance, par exemple) devrait pouvoir appuyer votre “excuse” au cas où elle se promènerait dans la pièce pendant votre absence (“ah oui, je suis là pour ça aussi” ou quelque chose de similaire). Là encore, un “donateur” pour une œuvre de bienfaisance ne souhaite pas avoir l'air de se moquer d'une cause similaire, vous devez donc être excusé sans drame. (A partir de là, cela devrait être similaire au résultat A).

• Résultat C : Hostilité. Pas votre problème d'IPS. Toute personne qui a demandé (poliment) à être excusée mérite une chance de s'expliquer. Il se peut que vous deviez vivre avec ce donateur important (vous aidez ainsi l'organisation caritative). Votre politique sur le lieu de travail et/ou la législation locale vous guideront sur l'étendue de ce type de comportement que vous pouvez tolérer et au-delà duquel il devient un problème de sécurité sur le lieu de travail. Je sais que cela devient délicat dans le contexte de la charité, mais vous êtes le meilleur juge lorsque la situation évolue au-delà d'une simple mauvaise journée de travail pour devenir un problème de sécurité/droits des employés (et dans quelle mesure la zone grise entre les deux peut être franchie en toute sécurité sans vous causer une contrainte extrême).

La plupart des réponses se concentrent sur la manière d'éviter cela à l'avenir. J'ajouterais simplement qu'il faut les mettre au pied du mur. C'est-à-dire que s'ils vous disent “si vous devez aller ailleurs, vous êtes libre de partir”, dites “merci, j'ai en fait un appel/une réunion/un rendez-vous important/quelque chose à faire dans quelques minutes” et partez ensuite. Évidemment, après avoir fait ce geste, ne vous laissez pas surprendre par la détente dans la salle de repos, mais vous avez sans doute d'autres tâches à accomplir et le donneur va rentrer chez lui après la réunion, donc il ne devrait pas y avoir de risque.

Vous ne pouvez pas jouer cette carte très souvent, donc les autres conseils pour l'éviter sont bons.