Est-ce que l'ajout de "faites-moi savoir si quelque chose n'est pas clair" à un e-mail est vraiment nécessaire ou est-ce redondant ?

L'ajout d'une phrase aussi évidente est-il nécessaire ?

Oui. Comme @Kozaky l'a souligné dans le dernier paragraphe de sa réponse, c'est en grande partie une question d'amitié et de rassurance. Je suis d'accord à 100% avec cela. Je vais m'étendre un peu.

En tant qu'enseignant (avec des étudiants) et propriétaire d'entreprise (avec des collègues), j'ajoute toujours une dernière phrase du genre “et me laisser savoir si vous avez besoin de clarification ou autre chose.”

Un proverbe chinois, souvent cité par A. Einstein, dit :

Celui qui pose une question est un imbécile pendant cinq minutes.

Celui qui ne pose pas de question reste un imbécile pour toujours.

Souvent, les gens auront peur d'avoir l'air d'un imbécile. L'ajout d'une telle phrase à la fin leur ouvre une porte, de sorte qu'ils peuvent poser une question sans se sentir bizarres ou stupides. Cela aide aussi à clarifier les choses.

En tant que professeur, il m'a fallu quelques années pour réaliser que ce n'est pas ce que vous dites qui est le plus important, mais la façon dont les gens le comprennent et la façon dont vous le dites. Depuis lors, j'ai toujours terminé un cours ou une réunion avec ce rappel amical, et je n'ai jamais rencontré de problème.

Vous demandez aussi “ Qui ne le ferait pas? ”. Beaucoup de gens. Parce qu'ils sont trop timides, manquent de confiance en eux, etc. L'ajout d'une phrase les aide. Et on ne sait jamais complètement à qui on parle / écrit.

Personnellement, j'ajoute “Faites-moi savoir si quelque chose n'est pas clair” lorsque je crains de ne pas avoir été clair !

L'idée est d'évacuer le stress de me demander de l'aide. Je l'utilise pour signifier : “S'il y a quelque chose que tu ne comprends pas, c'est probablement de ma faute si je l'ai mal expliqué. Ne te sens pas stupide. N'ayez pas d'appréhension à demander parce que vous pensez que cela vous fera passer pour un idiot. Il suffit de demander.”

Naturellement, si je ne suis pas sûr de quelque chose, je demanderai toujours des éclaircissements.

Félicitations pour être une personne bien équilibrée avec de bonnes aptitudes sociales. Tout le monde n'est pas comme vous. Je déteste demander de l'aide / des éclaircissements. Cela me fait me sentir stupide. Je m'inquiète que les autres me trouvent stupide. Quand quelqu'un me fait savoir que demander de l'aide n'est pas grave, ça me facilite beaucoup les choses.

Ma question est donc la suivante : est-il nécessaire d'ajouter une phrase aussi évidente ?

Non, il n'est pas toujours nécessaire si vous connaissez que les destinataires soit (a) sont très susceptibles de comprendre sans avoir besoin de précisions, ou (b) n'auront pas “peur” de demander s'ils _ont besoin de précisions. J'ai travaillé pendant plus de 15 ans avec la même équipe de développeurs et je n'utiliserais presque jamais ce type d'expression avec eux parce que je savais à peu près [l'étendue de] ce qu'ils savaient, et qu'ils demanderaient si nécessaire. Cependant, si j'écrivais à un public plus large, ou si j'incluais de nouveaux membres de l'équipe (dont je n'étais pas sûr des connaissances ou de la confiance qu'ils avaient pour demander des éclaircissements), alors j'inclurais ce genre de phrase.

[…] étant donné que vous savez que quelqu'un est certainement capable de faire ce que vous lui demandez, et étant donné que vous spécifiez clairement ce que vous voulez, est-ce qu'il est nécessaire d'ajouter une telle ligne à un e-mail ? La raison pour laquelle je pose cette question est que cela peut parfois être perçu comme condescendant - je suis sûr que ce n'est pas le cas dans la plupart des cas, mais néanmoins cela peut parfois être perçu comme tel.

Comme vous le supposez à juste titre, dans pratiquement tous les cas, ce n'est pas censé être condescendant… alors pourquoi le font-ils ?

Force de l'habitude

Pour beaucoup de gens, ce sera juste une habitude. D'autres réponses décrivent comment l'utilisation de ce type d'expression “abaisse la barrière” pour des destinataires qui, autrement, ne chercheraient pas à obtenir des éclaircissements lorsque c'est nécessaire. Certains auteurs de courriels auront simplement adopté une telle expression et l'ajouteront automatiquement sans se demander si elle est vraiment nécessaire pour les destinataires spécifiques d'un courriel particulier.

Peut-être un peu paresseux, mais pas condescendant. Pour les rédacteurs de courriels qui réfléchissent à la nécessité de telles phrases, ils doivent être raisonnablement sûrs que vous n'avez pas besoin de clarification ou que vous n'aurez pas peur de demander si vous en avez besoin. Je dois ajouter que je travaille avec les mêmes collègues qui me demandent des choses depuis plusieurs mois, donc nous ne sommes pas des étrangers… Je dirais que “plusieurs mois” n'est pas si long…

_Vous savez peut-être que vous connaissez la matière, mais il faut un certain temps pour que les autres soient confiants dans leur évaluation de votre niveau de connaissance.

Je demande toujours des précisions si je ne suis pas sûr de quelque chose

C'est bien que vous soyez assez confiant pour demander des précisions si nécessaire. Cependant, comme d'autres réponses l'ont déjà mentionné, beaucoup de gens, soit parce qu'ils se trouvent en bas de l'échelle de l'entreprise, c'est juste leur nature, soit à cause de normes culturelles, seront réticents à demander des éclaircissements. 002 Encore une fois, bien que _vous sachiez que votre volonté de demander “plusieurs mois” n'est pas vraiment longue pour que les autres aient décidé (de manière fiable) que vous êtes quelqu'un qui demandera si nécessaire. 002 Ce serait particulièrement le cas si la plupart du temps vous _comprenez parfaitement ce qu'on vous demande, et donc n'avez pas ou peu eu besoin de demander des précisions supplémentaires. Du point de vue de vos collègues, ils ne voient “aucune demande de clarification” - ils doivent savoir si c'est parce que vous avez “peur” de demander, ou simplement parce que vous n'avez pas besoin de demander.

Beaucoup de gens se trompent sur la sécurité et incluent la phrase même si ce n'est pas strictement nécessaire.

Attention plutôt que condescendance.

La ligne n'essaie pas de vous donner la permission de faire quelque chose que vous feriez naturellement de toute façon (demander des précisions) ; c'est une indication que l'auteur est non seulement heureux de fournir ces précisions, mais qu'il s'attend peut-être aussi, dans une certaine mesure, à ce qu'elles soient nécessaires. Lisez-le plutôt comme “Je reconnais que c'est un peu complexe et que je ne l'ai peut-être pas expliqué de la meilleure façon ; excusez-moi à l'avance si c'est le cas”, mais sans l'auto-dépréciation manifeste et maladroite.

Il est également utilisé partiellement comme une plaisanterie, quelque chose à écrire au lieu de “ok bye” ou “à plus tard”.

Permettez-moi d'ajouter aux autres réponses que la culture des questions diffère selon les pays. Les gens de différentes cultures peuvent avoir des sentiments différents quant à la possibilité de poser des questions

Par exemple, j'ai l'impression que les Américains sont généralement très ouverts à cet égard - lors de conférences/exposés universitaires, j'ai vu que les étudiants américains posent généralement beaucoup de questions auxquelles on répond également. C'est un peu différent en Europe centrale et surtout dans certains pays asiatiques où il est un peu désagréable de poser des questions à des supérieurs (lire par exemple cette question : Comment obtenir davantage de coopération de la part d'un enseignant qui décourage un élève de poser des questions pour dissiper sa confusion ? ](https://interpersonal.stackexchange.com/questions/3095/how-to-get-more-co-operation-from-a-teacher-who-discourages-a-student-from-askin) qui concerne l'Inde).

“Faites-moi savoir si quelque chose n'est pas clair” peut être une phrase très utile.

Les références aux mots numériques (du premier au cinquième) ne sont pas destinées à indiquer un ordre spécifique, mais juste à aider à souligner qu'un point nouveau et différent est soulevé.

Premier , cela peut indiquer que vous êtes une personne qui est prête à accueillir des questions (comme beaucoup d'autres réponses le soulignent).

Second , cela peut indiquer que vous reconnaissez que le sujet lui-même peut être difficile. En fait, vous invitez les gens à prendre le temps d'approfondir le sujet, si vous le souhaitez. Mais si ce n'est pas souhaité, vous respectez le temps des gens en passant à autre chose.

Troisième , les gens ne disent généralement pas cela au milieu d'un tas de déclarations simples. Cela peut donc indiquer que vous avez fini de parler d'un sujet particulier et que votre esprit commence à passer à un autre sujet, à moins que quelqu'un ne veuille arrêter ce processus. Ou bien cela peut indiquer que la phrase précédente ou suivante est particulièrement difficile. Il peut s'agir d'une façon polie de dire “réfléchissez un instant à la clarté de ce que vous avez dit”. Si quelque chose n'a pas de sens, faites-le remarquer maintenant avant de passer à un autre sujet"

Quatrième , cela pourrait être utilisé pour l'énonciation. Si vous préférez le Pepsi au Coca-Cola, vous pouvez énoncer le mot Pepsi, et ensuite faire cette déclaration pour souligner l'importance de ce point. “La dernière fois que j'ai visité un endroit comme celui-ci, je n'ai pas eu ce que j'avais commandé. Je me sens comme un Pepsi. Faites-moi savoir si quelque chose n'est pas clair”. La déclaration peut sembler un peu inamicale, mettant le destinataire de la phrase en alerte, mais cela pourrait être le résultat recherché.

Cinquième , ceci peut être utilisé pour un test d'un système de communication, tel qu'un téléphone sans fil. “Vous m'entendez maintenant ? Ma voix est-elle brouillée ? Faites-moi savoir si quelque chose n'est pas clair”

Oui, certaines personnes peuvent se moquer d'une personne qui utilise une telle déclaration. Et parfois, cela peut être inapproprié, si vous faites des déclarations simples qui ont toutes les chances d'être claires. Cependant, il y a un certain nombre de fois où la déclaration peut être utile.

Il peut y avoir une autre interprétation ici, étant donné la nature de l'interaction entre l'informatique et le prestataire de services.

J'utiliserais ce genre de langage pour transmettre quelque chose comme :

“Ceci est une demande de travail que j'attends du destinataire. J'estime avoir fourni toutes les informations requises pour entreprendre la tâche et je serai mécontent si vous revenez me voir plus tard avec des résultats incorrects ou si vous me dites que vous n'avez pas compris. En ne répondant pas aux questions, vous acceptez ce travail ou cette tâche, et vous reconnaissez que toutes les informations requises ont été fournies”

C'est beaucoup de sous-entendu, mais c'est ce que je pense de l'ajout de la dernière phrase - il s'agit en fait de demander au destinataire de considérer si cette demande de travail est quelque chose qui peut être complétée / appropriée et d'informer l'expéditeur si ce n'est pas le cas.

Il indique que :

• Vous êtes voulant passer le temps pour donner des éclaircissements au destinataire
• Vous ne les regarderez pas de haut pour avoir de telles questions

Vous pouvez avoir la capacité de poser des questions sans discernement lorsque vous êtes confus comme mentionné dans votre question initiale, mais si vous le faites, c'est une superpuissance rare plutôt que la norme. Imaginez que vous entrez en contact par e-mail avec la personne que vous admirez le plus au monde et que vous entamez une discussion approfondie sur la philosophie de vie. Dans le courriel qu'il vous envoie, il fait référence à une phrase d'une autre langue que vous ne connaissez pas. Quelle sera votre première réaction ? Oserez-vous faire perdre le temps de la personne que vous respectez le plus au monde pour poser une question aussi insignifiante ? Ou préférez-vous passer votre propre temps à essayer de clarifier cette incertitude pour vous-même ?

Surtout à une époque où l'on peut répondre à presque toutes les questions par soi-même en puisant dans le vaste éventail de ressources dont on dispose en permanence, le débat interne que nous pesons aujourd'hui n'est plus

Que puis-je faire pour trouver une réponse ? Le débat interne que nous menons aujourd'hui n'est plus

Que puis-je faire pour trouver une réponse ?

mais s'est déplacé vers

Quelles ressources dois-je utiliser pour trouver une réponse ?

Faire savoir aux gens que vous seriez heureux d'être en tête de leur liste pourrait être une information extrêmement précieuse.

Personnellement, j'ai tendance à éviter cette formule car elle peut laisser entendre que nous pensons que l'autre n'est pas assez compétent pour comprendre mon courrier électronique.

Je dis plutôt :

Veuillez me faire savoir si vous souhaitez développer l'un des points ci-dessus

Ou en tout cas quelque chose sur cette ligne, afin que je ne mette pas en doute la capacité de l'interlocuteur à comprendre mes propos, mais que je fasse plutôt preuve d'ouverture pour élargir ma pensée afin de répondre à toute préoccupation.

Pour en venir à votre question, je pense qu'il est poli de terminer un courriel par quelque chose comme ce que j'ai proposé, pour les raisons indiquées ci-dessus.

Dans >90% des cas, c'est probablement une façon amicale de vous faire savoir qu'ils sont ouverts aux questions.

Cependant, en de rares occasions (espérons-le), il peut également porter le sous-texte suivant : “si vous ne répondez pas, je n'accepterai pas que votre manque de compréhension de mon courriel soit une excuse”_. Il est évident qu'un inconnu qui n'est pas socialement ignorant ne le pense pas, mais s'il s'agit d'une personne qui a un certain pouvoir sur vous, ou à qui vous avez donné des raisons de croire que vous ne répondrez pas si les instructions ne sont pas claires à 100 %, il est possible que ce soit le sous-texte prévu. Il vous suffit d'utiliser votre bon sens et d'examiner le contexte environnant pour détecter si c'est bien ce qui se passe.

Cela vaut absolument la peine si vous avez expliqué quelque chose de non trivial ou de très important !

Ne sous-estimez jamais les hangups bizarres, les névroses, les angoisses et même l'entêtement général des gens. Pouvoir poser des questions est une compétence avec laquelle beaucoup d'entre nous se débattent. J'ai connu des personnes souffrant d'une anxiété subtile ou non au sujet de l'interaction sociale qui auraient absolument appréhendé de poser des questions après qu'on leur ait expliqué quelque chose. Je le suis moi-même.

De nombreuses fois dans ma propre vie, on m'a expliqué comment faire quelque chose, j'étais complètement confus et/ou incertain de la façon de procéder et je n'étais pas prêt à demander des éclaircissements. Je l'ai reconnu à l'époque, j'ai compris qu'il était stupide de ne pas demander, mais une partie de moi a simplement refusé de poser les questions. Je ne voulais pas tester la patience de l'autre personne.

En lui demandant de vous rappeler, vous lui donnez la permission tacite de poser des questions et de maintenir le dialogue. Je ne peux pas surestimer combien cela peut aider à aplanir d'éventuelles embrouilles.

En plus des raisons de politesse, d'habitude ou de volonté de mettre le lecteur plus à l'aise pour poser des questions (comme le soulignent toutes les autres grandes réponses), j'inclus parfois ce genre de choses parce que cela me rend me plus efficace.

Je suppose que cette affirmation n'a pas beaucoup de sens pour certaines personnes, alors laissez-moi vous expliquer ce que je veux dire. Je suis une personne qui considère qu'il est très important que ma communication soit claire et précise. Je suis aussi un peu perfectionniste. Entre ces deux choses, je passe souvent un temps considérable (et probablement inutile) à rédiger et à réécrire un document ou un courrier électronique pour tenter de communiquer plus clairement au lecteur ce que je veux dire exactement. Dans la plupart des cas, cependant, c'est une perte de temps. Intellectuellement, je sais que la différence entre ces courriels “rapides” et ceux qui prennent beaucoup plus de temps à rédiger est relativement minime et j'ai probablement été assez clair dans ma première version, mais à moins de prendre ce temps supplémentaire pour réviser et corriger, j'ai tendance à avoir un malaise général sur la qualité de ma communication. Ajouter une ligne supplémentaire comme celle que vous demandez peut m'aider à surmonter le sentiment que le courriel que je m'apprête à envoyer n'est pas “à la hauteur”. Comme vous le soulignez, il n'est probablement pas pertinent pour la plupart des personnes à qui j'envoie des e-mails professionnels, mais il est également inoffensif et le fait de l'inclure me donne la permission d'appuyer sur “envoyer” et de passer à la chose suivante.