Comment puis-je poliment dire à mon collègue qu'il peut faire le travail lui-même ?

Salut B, votre équipe a suffisamment de compétences en html pour éditer ces objets, alors veuillez confier cette tâche à un membre de votre équipe.

Bien que les intentions de votre e-mail soient bonnes, il est peut-être un peu trop direct et manque de contexte.

Si j'avais écrit un tel message, je vous l'aurais fait remarquer :

• J'ai mon propre travail, d'autres à faire. Peut-être quelque chose comme “Je suis occupé à mettre en place quelque chose de magique pour l'équipe C maintenant”.
  
• Soulignez que vous êtes prêt à aider, mais que vous ne pouvez pas vraiment passer le temps de tout faire pour eux. Donc, au lieu de dire “vous pouvez le faire vous-même”, soulignez que vous avez fixé A et B pour eux et que vous pensez qu'ils peuvent maintenant faire X et Y eux-mêmes.
  

Je n'ai aucun intérêt à faire cela non plus.

Ne montrez pas cela dans vos e-mails. C'est probablement la partie que les gens appellent snob. Votre message doit faire comprendre que vous êtes incapable de faire ces tâches à cause du temps, et non que vous ne voulez pas les faire parce que cela n'est pas intéressant.

Je pense qu'un autre problème est que votre affectation à l'équipe C n'est pas officielle. Signalez-le à votre responsable. Mentionnez que votre travail pour l'équipe C risque d'être compromis parce que l'équipe B vous demande de faire des choses qu'elle peut faire elle-même. Expliquez simplement comme vous l'avez fait ici, qu'ils vous envoient une liste dont seulement une ou deux tâches ont réellement besoin de votre aide, mais qu'ils attendent de vous que vous fassiez tout.

Une fois que votre manager est au courant, et que l'équipe B continue à vous demander plus de temps que nécessaire, vous pouvez également adopter l'approche passive-agressive qui consiste à demander à votre manager d'envoyer des courriels polis. Cela permettra à votre manager de noter la fréquence de ces incidents et pourrait le pousser à parler avec le manager de l'équipe B. Cela montrera également à l'équipe B que vous êtes sérieux quant au fait de ne pas avoir le temps de l'aider pour chaque petite chose.

Refusez de le faire, proposez de les soutenir

Tout d'abord, il est important de noter que la communication semble être à un niveau historiquement bas pour l'équipe B/vous-même. Le simple fait de recevoir une liste de tâches sans discussion préalable, a déjà manqué l'étape où ils discutent de leurs besoins avec vous et se mettent d'accord sur les tâches que vous pouvez prendre/ce qu'ils peuvent réaliser eux-mêmes. Il s'agit d'une question à plus long terme qui devrait être examinée - car elle permettra d'éliminer une grande partie des problèmes qui se posent ici.

Le problème que l'équipe B est susceptible de rencontrer dans votre courrier électronique est qu'elle se soustrait à la responsabilité des tâches - et il semble que vous ne soyez pas disposé à apporter une contribution en dehors des spécifications exactes de votre rôle. De plus, le fait de dire qu'elle possède déjà les compétences requises suggère qu'elle le fait par paresse. Il est probable qu'ils le fassent par paresse, car ils considèrent qu'il s'agit d'un domaine qui vous appartient encore.

Bien que vous ne deviez pas commencer à accepter leur travail pour les apaiser - il est clair que cela a un impact sur votre capacité à assumer vos principales responsabilités - vous devez travailler sur un processus de transfert pour les mettre à niveau.

Je vous recommande de leur répondre en détaillant ce qui est requis pour chaque tâche qu'ils vous ont confiée (ce qui devrait être normal pour estimer le temps nécessaire pour le faire). Pour les tâches avec lesquelles vous n'êtes pas d'accord, vous devriez suggérer qu'il serait plus logique qu'ils prennent des responsabilités - mais que vous serez là pour les aider à le faire.

Par exemple :

En ce qui concerne [Tâche], je pense qu'il devrait être possible d'y parvenir avec les fonctionnalités existantes fournies dans [Système]. Je suis plus qu'heureux de venir vous aider, mais à l'avenir, je pense que ces changements seront plus faciles à réaliser directement de votre part. Si vous souhaitez que je vous montre comment faire, ou si vous avez des questions à ce sujet, faites-le moi savoir et nous pourrons nous réserver un peu de temps pour travailler ensemble.

L'essentiel est que vous ne les laissiez pas tomber, mais que vous n'assumiez pas non plus cette tâche comme un engagement à long terme. L'objectif est de transférer ces tâches à l'équipe B, en les soutenant et en leur montrant que, même si vous vous en souciez, il sera plus facile pour eux aussi s'ils peuvent effectuer les changements directement.

(Note : la plupart des gens préfèrent pouvoir faire le travail eux-mêmes ; il est rare que les gens envoient des tâches parce qu'ils ne veulent tout simplement pas le faire).

C'est à cela que servent les managers. C'est leur travail.

S'il y a une tâche que vous pensez ne pas devoir figurer sur votre liste, parlez-en à votre manager. Votre propre manager uniquement. Faites ce que votre propre manager vous dit. Il est le seul à pouvoir fixer vos priorités.

Afin de ne pas faire perdre de temps à vos managers, parlez de types de tâches plutôt que de tâches spécifiques. Soyez également prêt à répondre à des questions sur le temps que vous consacrez à ces tâches.

Il est possible que votre manager vous dise “Faites-le”, auquel cas vous le faites. Ou il peut dire “Ne le faites pas”, auquel cas vous ne le faites pas.

Ce que les autres managers ou employés pensent n'est pas pertinent. Dites simplement : “Selon [mon responsable], ce n'est pas ma tâche. Parlez-leur”. Répétez “Parlez-leur, pas à moi” autant de fois que nécessaire.

Je pense que le problème est que votre réponse est trop “personnelle”.

Quand vous dites….

“votre équipe a suffisamment de compétences en html pour éditer ces objets, veuillez donc confier cette tâche à quelqu'un de votre équipe”.

…. il semble que vous ayez le sentiment que le travail est en dessous de vous, et qu'ils devraient le faire simplement parce qu'ils peuvent. Quand on y pense, le PDG d'une entreprise de la Fortune 500 can sort la poubelle, mais il n'est pas obligé de le faire. Cette réponse est contestée car il semble qu'il s'agisse de ce que vous ne voulez pas faire personnellement.

Si la tâche n'est certainement pas de la responsabilité de votre équipe, alors essayez plutôt quelque chose comme

Désolé, cette tâche ne relève pas de la responsabilité de cette équipe.

Ils ne peuvent pas raisonnablement argumenter avec cela. Vous ne dites pas que vous ne voulez pas le faire, vous dites que l'entreprise ne s'attend pas à ce que vous le fassiez.

Par souci de clarté, je ne vous suggère pas d'être distant ou impersonnel à tout moment, simplement dans des cas comme celui-ci où une réponse de type commercial répond à la question une fois pour toutes sans laisser de place à la critique.

Tout d'abord, vous devez déterminer avec votre supérieur hiérarchique et le leur qui est officiellement responsable des tâches les plus faciles. Et si possible, communiquez-le aux deux équipes.

Pour l'instant, il est évident que les choses que l'équipe B ne peut pas faire doivent être faites par l'équipe A (ou par celui qui peut le faire). Mais il semble que ce n'est pas clair pour tout le monde qui devrait faire les choses les plus faciles. Bien sûr qu'ils PEUVENT le faire, mais pourquoi le devraient-ils ?

Si on vous dit à tous les deux que l'équipe B devrait le faire, vous pouvez dès lors simplement souligner que c'est leur responsabilité et que vous “apprécieriez” qu'ils adhèrent également à cet accord.

Si la demande est ignorée et que vous devez déterminer vous-mêmes qui doit faire quoi, cela devient un peu plus délicat. Vous pourriez alors dire quelque chose comme

Salut B,

Je suis désolé mais maintenant que je suis dans l'équipe C (est-ce qu'ils le savent ?) j'ai beaucoup d'autres travaux à faire qui sont prioritaires pour moi. Comme j'ai vu que vous ne pouvez pas faire x, j'ai essayé de prendre un peu de temps pour m'en occuper mais je n'ai vraiment pas le temps de m'occuper de tous les autres éléments de cette liste. J'espère que vous trouverez quelqu'un dans l'équipe A qui pourra prendre le temps de faire le reste.

Bien à vous,

Il n'est pas nécessaire de dire explicitement qu'ils “peuvent” faire le reste. C'est déjà implicite en disant que vous avez fait x parce qu'ils ne peuvent pas faire cette partie. Cela montre aussi clairement que s'ils veulent toujours vous le faire payer, ils devront vous convaincre d'une manière ou d'une autre que cela doit être prioritaire, et que vous pouvez alors le rediriger vers votre/leur responsable pour éviter les conflits internes.

Après les questions de suivi dans la section “Commentaires” de la question pour des clarifications :

• Vous êtes “autorisé” à passer “quelques heures” par semaine entre “Votre” et “Leur” gestionnaire
• Les tâches A,B de la liste sont dans les délais impartis (comme les précédentes)…
  
• Les tâches C,D,..,Z de la liste ne sont PAS dans les délais impartis.
• Cette liste et les tâches sont dans le projet Amal…
• Vous avez des livrables avec votre temps alloué dans le projet Breadbasket et le projet Cornucopia.

La clé de votre réponse se trouve dans les informations incluses ci-dessus.

Je vous remercie de m'avoir demandé de vous aider dans le cadre du projet Amal. Je suis toujours plus qu'heureux de vous aider.

En tant que tel, je travaillerai sur les tâches A & B qui vous permettront, à vous et à votre équipe, de poursuivre les tâches C à Z.

Autant j'aimerais aider pour les tâches C à Z, autant mon emploi du temps actuel - tel qu'il a été organisé par les responsables John et Jane - ne me donne pas la bande passante nécessaire. Les projets Breadbasket et Cornucopia sont mes priorités une fois les tâches A et B terminées.

S'ils reviennent avec d'autres questions sur “Pourquoi ne pouvez-vous pas faire du C au Z ?”, la réponse est simple :

Malheureusement, je ne peux pas vous aider pour cette demande pour le moment. Mon responsable John m'a autorisé à consacrer deux heures cette semaine au projet Amal, en coordination avec votre responsable Jane. Tout temps supplémentaire consacré au projet Amal affectera le calendrier de Breakbasket et Cornucopia.

Si vous n'êtes pas satisfait, n'hésitez pas à faire travailler nos managers ensemble selon un calendrier plus adapté aux besoins de l'entreprise.

& Personnellement, je n'aurais pas de problème à être plus direct (je passerai mon temps libre avec ces tâches supplémentaires et John devra autoriser plus de temps.) mais il faut parfois danser autour du sujet pour ne pas heurter les sensibilités.

Note latérale / Points de discussion :

Je ne me sentirais pas mal de dire “Je suis trop bien pour ça” - en d'autres termes.

Je suis un programmeur qui est payé x$/heure. D'autres tâches dans l'entreprise sont effectuées par des personnes qui sont payées entre la moitié et le tiers de ce taux - ou moins.

Je peux coder à la main du HTML, du CSS, résoudre des problèmes d'imprimante, des problèmes de virus, etc. Bien sûr (tous les programmeurs ne peuvent pas vous en vouloir)… mais je suis entièrement occupé et j'ai des délais à respecter. L'entreprise peut aussi payer une fraction de ce que je coûte pour réparer le html et les imprimantes. Elle a aussi des programmeurs débutants qui sont moins bien payés pour les mêmes raisons.

Je ne suis pas “trop bon” pour le faire… mais j'ai plus de valeur ailleurs.

Il y a une fine frontière entre ces deux affirmations.

Dans mon dernier travail, j'étais plus que disposé à réparer les imprimantes et à déboguer les ordinateurs cassés lorsque notre PC Tech a été licencié… mais cela m'a mis à la traîne par rapport à nos autres développeurs - ce qui me rend moins utile à long terme - et cela a affecté tous nos produits livrables ailleurs.

Vous pouvez vous contenter des tâches de niveau inférieur si nécessaire. Vous pouvez aussi dire “C'est un mauvais investissement des ressources de l'entreprise”. Il y a des moments propices pour ces deux déclarations.

Personnellement ? Je soulèverais ces points auprès de la direction (j'ai 10 ans d'expérience et je suis payé x… ne préféreriez-vous pas que le diplômé de l'université qui est payé x/3 s'occupe de ces tâches ?)

C'est à eux de décider si vous en valez la peine ou non.

Dans ma propre entreprise, je dirais simplement qu'ils ont la capacité de le faire eux-mêmes, et que je suis disponible pour leur montrer comment faire s'ils ne connaissent pas les étapes.

En général, cela suffit. Vous n'avez pas besoin de mentionner que vous êtes trop occupé. Ils devraient comprendre. S'ils repoussent, vous leur dites simplement que la fonction a été conçue pour qu'ils puissent l'éditer eux-mêmes. Il s'ensuit qu'ils peuvent et doivent l'éditer eux-mêmes. Ne confiez pas la tâche à d'autres, et surtout pas à vous, à moins que votre supérieur ne l'approuve.

J'écrirais quelque chose du genre :

Salut A,

Je crois que B,C,D et E peuvent être gérés par votre équipe. Les outils doivent être disponibles et simples à utiliser. Si vous ne les connaissez pas, je peux passer plus tard dans la journée et montrer à votre équipe comment les utiliser. Je travaillerai sur F dès que possible car il n'est pas couvert par les outils disponibles.

Meilleures salutations, G

Vous êtes très gentiment et joyeusement en train de gazouiller que vous êtes plus qu'heureux de les aider !

Cependant, (vous avez maintenant mis un visage triste digne d'un Oscar) vous avez un certain nombre de choses à faire (vous n'êtes pas obligé de partager ce qui doit être fait, sauf si c'est (bien sûr) votre manager).

Continuez à avoir l'air triste jusqu'à ce qu'ils sortent de votre cabine, puis jetez leur dossier sur votre pile de rejets (secrets), et laissez-le y rester jusqu'à ce qu'il pourrisse… après tout, vos managers se parlent à peine, et votre manager vous donnera probablement une promotion parce que vous avez fait de ses priorités vos priorités.

Lorsqu'ils entrent dans votre box en criant qu'ils ont manqué leur délai parce que vous ne les avez pas aidés à “atteindre leurs nobles objectifs”. Vous ferez votre numéro de l'Academy Award en pleine confusion, et vous leur direz que vous êtes inondé de travail et que vous essaierez de faire mieux la prochaine fois (mais pas la dernière !).

Au bout d'un certain temps, vous aurez la réputation d'être quelqu'un qui a de grands idéaux, et qui a de bonnes intentions (presque prêt pour la sainteté), mais qui est trop occupé pour aider qui que ce soit. > :)